办公室文件整理技巧 如何整理办公室文件纸质资料

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办公室文件整理技巧 如何整理办公室文件纸质资料

1、办公室文管理方法：1.资料尽量共享对个人所有的资料和文件进行分类，不必要文件削减，实行资料的共享化，防止信息的私有化，限度地减少部门文件量。

2、2.保管、保存、废弃的分类（制订废弃基准）对部门所有文件的保管（放在办公室里），保存（放在文件仓库），废弃进行区分，把不必要的分类处理掉。

3、如何区分保管、保存、废弃呢？有一种方法可以参考。

4、可以把每一张文件贴在墙上，进行比较—研讨—改善。

5、关键是各个部门应明确规定废弃基准，根据基准废弃时，坚决不要犹豫。

6、3.推进无纸化推进办公自动化，利用内部网络，对简单资料利用电子邮件等形式，实现无纸化浏览与审批。

7、4.计算削减成果文件整理以后，不能忘记对成果进行确认。

8、可按照下列方法计算文件削减率，并确认文件削减达成度。

9、通常能够削减40%~50%进行保存、废弃，其他留在办公室保管（例如测定文件堆积高度的方法）。

10、文件削减率（%)＝保存、废弃文件堆积高度整理之前文件堆积高度×。

11、5.会议资料的电脑化会议资料要尽量电脑化，避免添加会议一结束就扔掉的资料。

12、6.废除前期业务采用复印式或计算机化，尽量减少人工前期业务。

13、比如会议中安排秘书直接用笔记本电脑记录会议的内容，可以避免先在纸上手工记录，再输入电脑的重复劳动。

14、7.使用电子白板对会议内容、决定事项，为了避免人工抄写记录，利用电子白板记录并下来。

15、对输出记录整理成Word文件，也是一种抄写只会增加人工和浪费时间，不如直接使用。

本文到这结束，希望上面文章对大家有所帮助。